تكييف العمليات التجارية للامتثال للمرحلة الثانية من الفواتير الإلكترونية للزكاة والضرائب والجمارك

Updated On : Feb 08th, 2024 | 23 min read

In December 2021, the Zakat, Tax, and Customs Authority (ZATCA) of the Kingdom of Saudi Arabia (KSA) implemented phase 1 of its e-invoicing system. The next stage, phase 2, is being rolled out in waves. From January 1, 2023, the first group of taxpayers whose turnover exceeded SAR 3 billion in 2021 must comply with the system. Meanwhile, the second group, consisting of businesses in KSA with a turnover of more than SAR 500 million and less than SAR 3 billion, must integrate their ERP/POS with ZATCA’s Fatoora portal starting July 1, 2023. However, non-residents for VAT purposes are not part of the initiative.

للامتثال لمتطلبات زاتكا للفوترة الإلكترونية المرحلة الثانية، يحتاج الأعمال السعودية إلى إجراء تغييرات محددة في العمليات الحالية. يهدف هذا المقال إلى توجيه التعديلات اللازمة. في الوضع المثالي، يجب على المكلفين إجراء تغييرات طفيفة في عمليات الأعمال الحالية لتنفيذ الفوترة الإلكترونية. إليك التغييرات المطلوبة للامتثال للوائح الفوترة الإلكترونية:

عملية الفوترة الإلكترونية المرحلة 1

هناك حاجة إلى تغييرات طفيفة في عملية التقاط بيانات الفاتورة لتحويل الفواتير العادية إلى فواتير إلكترونية وفقًا لمتطلبات زاتكا، ولكن يمكن للشركات الاستمرار في عملية الفوترة الحالية. الحقول الرئيسية هي:

1. رقم الفاتورة (معرّف فريد ومستمر)
2. نوع الفاتورة (ضريبي أو مبسط أو إشعارات الائتمان أو الخصم)
3. عملة المستند (العملة التي تتم فيها معاملات الفواتير)
4. عملة الضريبة (ريال سعودي)
5. رمز الاستجابة السريعة الذي تم إنشاؤه بإسم البائع ورقم ضريبة القيمة المضافة للبائع وتاريخ الفاتورة بتنسيق UTC وإجمالي الفاتورة بما في ذلك الضرائب، رقم ضريبة القيمة المضافة، وكل هذا يتم تحويله إلى base64
6. رقم سجل البائع التجاري
7. رقم ضريبة القيمة المضافة للبائع
8. عنوان البائع بالنمط السعودي وعنوان صالح
9. اسم المشتري
10. رقم سجل المشتري التجاري
11. رقم ضريبة القيمة المضافة للمشتري
12. يجب أن يحتوي كل بند على إجمالي المبلغ، الرسوم، الخصومات، قيمة الضريبة، والمبلغ بما في ذلك الضريبة.
13. المرحلة الأولى بسيطة جداً، ويمكن للشركات بسهولة إنشاء الفاتورة بالتنسيق المطابق، حتى في Excel أو مستند Word، واستخدام مولد رمز الاستجابة السريعة ولصق الصورة. ومع ذلك، لا يمكن إدارة المرحلة الثانية بدون متكامل برمجي مع زاتكا.

عملية الفوترة الإلكترونية المرحلة 2

1. تسجيل الفاتورة: قم بتسجيل شركتك واحصل على OTP. كن مستعداً بدون رقم الضريبة المضافة ورقم السجل التجاري قبل التسجيل. لأغراض الاختبار، قم بالتسجيل فقط في المثيل المحاكي المقدم في الفاتورة.
2. تسجيل الأجهزة: يجب إضافة الأجهزة وتسجيلها مع زاتكا وفقًا لبنية الأعمال لضمان العمل بسلاسة. إذا كنت تستخدم شركات متعددة أو أنظمة، يجب تسجيل كل منها كجهاز.
3. إنشاء CSID: قم بإنشاء الشهادات والمفتاحين العام والخاص. هذا يحتاج إلى مساعدة فنية ولا يمكن القيام به دون معرفة بتطوير البرمجيات.
4. إنشاء XML لزاتكا: قدمت زاتكا تنسيق XML يجب فيه تبادل البيانات مع خوادم زاتكا. يتضمن المعلومات الإضافية مثل التوقيعات الرقمية، التجزئة السابقة، شهادات الأمان، تجزئة الفاتورة، إلخ.
5. حقول الفاتورة: يجب أن يتم تعيينها مع مخطط UBL 2.1، ويجب إضافة أي حقول مفقودة للامتثال لمتطلبات زاتكا، حتى إذا كانت الشركات لديها حاليًا تنسيق فاتورتها.
6. إرسال الفاتورة إلى زاتكا: هناك طرق متعددة لإرسال XML المطابق إلى زاتكا. يمكنك استخدام SDKs التي توفرها زاتكا أو خدمات الويب.
7. إنشاء ملفات PDF: هناك فهم خاطئ شائع أنه يجب إرسال ملفات PDF في المرحلة الثانية. ومع ذلك، لا داعي لإرسال ملفات PDF إلى زاتكا. تقبل زاتكا فقط XML للمرحلة الثانية وتعيده مع التوقيع ورمز الاستجابة السريعة. بعد استلام الموافقة على XML من زاتكا، يمكن للشركات مواصلة إرسال ملفات PDF الخاصة بها إلى عملائها.
8. وقت إرسال الفاتورة: يجب إرسال فواتير الضرائب إلى زاتكا في الوقت الفعلي. وهذا يعني أنه بمجرد إنشاء الفاتورة، يجب التحقق من صحتها والموافقة عليها من قبل زاتكا. يجب إرسال الفواتير المبسطة في غضون 24 ساعة من إصدار الفاتورة للعميل/المستهلك.
9. مشاركة الفواتير مع العملاء: بناءً على الفاتورة الإلكترونية المصدرة، قد يحتاج الأعمال التجارية إلى ترقية عملية مشاركة الفواتير الخاصة بها. بالنسبة للمعاملات بين الشركات (B2B)، يجب على الشركات مشاركة نسخة ناعم ة من فاتورة ضريبة قياسية صالحة في تنسيق PDF/A-3. أما بالنسبة للمعاملات بين الشركات والعملاء النهائيين (B2C)، يجب مشاركة نسخة مطبوعة من فاتورة ضريبة مبسطة مع رمز الاستجابة السريعة (QR) الصالح.
10. أرشفة بيانات الفاتورة: يجب تنفيذ وحدة الأرشفة لتخزين الفواتير لمدة لا تقل عن 6 سنوات، كما حددته زاتكا، لأي متطلبات تدقيق أو مطابقة.

يحتاج الأعمال إلى الامتثال لهذه المتطلبات لتجنب العقوبات أو الإجراءات القانونية. يمكن استخدام حل الفوترة الإلكترونية من Accqrate لإنشاء فواتير إلكترونية مطابقة لمتطلبات زاتكا المرحلة الثانية في مجرد نقرتين. قد تكون المرحلة الثانية إجراءً معقدًا، ولكن برنامج الوسيط للفوترة الإلكترونية من Accqrate يبسط العملية، مما يتيح للشركات التركيز على عملياتها الأساسية دون أي قلق.