Technische regels voor e-facturatie in België

Updated On : Jan 25th, 2026 | 18 min read

België bevindt zich in een beslissende fase van zijn digitale transformatie, gedreven door de bredere Europese inspanning om een uniform, efficiënt en transparant facturatie-ecosysteem te creëren. Gestructureerde elektronische facturatie zal binnenkort de standaard worden voor business-to-business (B2B)-transacties. Deze verandering heeft belangrijke gevolgen voor de manier waarop bedrijven facturen opstellen, documenten uitwisselen en voldoen aan de btw-verplichtingen.

De regels die dit nieuwe systeem beheersen zijn nauwkeurig en technisch van aard. Daarom is het essentieel om de wettelijke vereisten tijdig te begrijpen. De onderstaande gids biedt een overzicht van de technische vereisten, formaten en standaarden die van toepassing zijn binnen het Belgische e-facturatiekader, en legt uit hoe bedrijven zich kunnen voorbereiden op deze overgang.

Overgang naar verplichte gestructureerde facturatie vanaf 2026

Starting 1 January 2026, most VAT-registered Belgian businesses will be required to issue and receive structured electronic invoices for all business-to-business transactions. This shift is intended to create a fully automated, end-to-end invoicing process that removes manual work, improves accuracy and enables more reliable VAT monitoring.

Reikwijdte van het mandaat

Business-to-businesstransacties

Almost all B2B transactions between Belgian VAT-liable enterprises fall within the mandatory scope.

Business-to-consumertransacties

Transacties met particuliere consumenten vallen buiten deze verplichting en bedrijven mogen voor B2C-klanten traditionele facturen blijven uitreiken.

Business-to-governmenttransacties

Since 1 March 2024, structured e-invoicing has been compulsory for public procurement contracts above €3,000.

Beperkte vrijstellingen

Some entities are exempt, such as bankrupt persons registered for VAT, businesses performing only VAT-exempt operations under Article 44 and flat-rate taxpayers until 2028.

Wat een gestructureerde elektronische factuur kenmerkt

A structured electronic invoice is a machine-readable data file. It is not a PDF, not an emailed attachment and not a scanned copy. It is a digital document containing data in a format that accounting systems can interpret without manual intervention.

Om aan de Belgische vereisten te voldoen, moeten gestructureerde facturen aan verschillende strikte voorwaarden voldoen.

Afstemming op Europese normen

Invoices must follow EN 16931, which defines the semantic structure and technical specifications required for cross-border interoperability within the European Union.

Opname van verplichte gegevensvelden

Elke factuur moet specifieke informatie bevatten, zoals het btw-identificatienummer van koper en leverancier, factuurnummer, factuurdatum, regelitems, belastingbedragen, totalen en betalingsgegevens.

Gebruik van het Peppol BIS-formaat

België gebruikt het Peppol BIS-formaat als standaardstructuur voor het verzenden van elektronische facturen. Dit formaat garandeert consistentie en maakt naadloze gegevensuitwisseling via het Peppol-netwerk mogelijk.

De technische fundamenten: authenticiteit, integriteit en leesbaarheid

Belgium`s e-invoicing framework is built around three core technical principles. These principles ensure that invoices remain reliable, traceable and compliant throughout their entire life cycle.

Authenticiteit van herkomst

De herkomst van de factuur moet altijd identificeerbaar zijn. Zowel leverancier als klant delen de verantwoordelijkheid om te waarborgen dat de factuur daadwerkelijk afkomstig is van de juiste uitgever. Deze vereiste helpt frauduleuze facturen te voorkomen en versterkt de btw-controle.

Integriteit van de inhoud

Na uitgifte moet de factuur ongewijzigd blijven. Indien een correctie of wijziging nodig is, moet deze via een afzonderlijk gestructureerd document gebeuren dat naar de oorspronkelijke factuur verwijst. Deze vereiste waarborgt de betrouwbaarheid van de financiële administratie.

Leesbaarheid op lange termijn

Invoices must remain readable for the entire retention period. For electronic invoicing, this means the file must be retrievable in a clearly readable form at any time, and the displayed version must match the original document.

Elektronische wijzigingen en verwijzingen

Elke wijziging die elektronisch wordt uitgegeven, wordt als een gestructureerde factuur beschouwd wanneer zij:

1. Dezelfde technische structuur volgt als het origineel
2. Duidelijk en nauwkeurig naar de oorspronkelijke factuur verwijst

Dit zorgt ervoor dat de financiële en auditgeschiedenis consistent, traceerbaar en volledig blijft.

Bewaring en btw-compliance

Vanaf 2026 zullen gestructureerde facturen dienen als het belangrijkste bewijs voor btw-aftrek en rapportage. De vertrouwde afhankelijkheid van PDF-bestanden of papieren documenten zal worden vervangen door een nauwkeuriger en beter controleerbaar kader.

De vereiste van een audittrail

Een betrouwbare audittrail is essentieel. Deze moet aantonen:

Traceerbaarheid

Er moet een duidelijke koppeling bestaan tussen de factuur en de onderliggende zakelijke transactie.

Naleving van btw-procedures

De audittrail moet de processen weerspiegelen die door de Belgische btw-wetgeving worden voorgeschreven.

Nauwkeurigheid van de operationele realiteit

De documentatie moet overeenkomen met de feitelijke levering van goederen, uitvoering van diensten en betalingsprocessen.

Facturen verzenden en ontvangen via het Peppol-netwerk

Het Peppol-netwerk vormt de kern van het Belgische ecosysteem voor gestructureerde facturatie. Het is een internationaal kader dat bedrijven en overheden in staat stelt elektronische documenten veilig en consistent uit te wisselen.

Facturen verzenden

Bedrijven moeten software gebruiken die verbonden is met een gecertificeerd Peppol Access Point. Facturen worden in het Peppol BIS-formaat aangemaakt en via het netwerk naar het systeem van de ontvanger verzonden.

Facturen ontvangen

Bedrijven moeten ervoor zorgen dat hun systeem gestructureerde facturen kan ontvangen en correct interpreteren. Dit vereist vaak een upgrade van de boekhoudsoftware of een specifieke Peppol-integratie.

Waarom Peppol centraal staat in de Belgische aanpak

Het Peppol-kader brengt structuur en betrouwbaarheid in elektronische facturatie. De voordelen omvatten:

Interoperabiliteit over grenzen heen

Facturen kunnen worden uitgewisseld met elk bedrijf of elke autoriteit die op Peppol is geregistreerd, ongeacht het land.

Hoge beveiligingsniveaus

Facturen worden via gecertificeerde dienstverleners verzonden, waardoor het risico op factuurfraude aanzienlijk wordt verlaagd.

Operationele efficiëntie

Omdat facturen in een gestructureerd formaat worden geleverd, wordt automatisering een vanzelfsprekend onderdeel van financiële workflows.

EN 16931 en Peppol BIS: hoe ze samenwerken

Belgium`s technical rules combine a European standard with a network-specific format.

EN 16931

Definieert de Europese norm die voorschrijft welke gegevensvelden en semantische structuren in een gestructureerde factuur moeten voorkomen.

Peppol BIS

Biedt een geharmoniseerd formaat dat deze regels toepast in een praktische, machineleesbare structuur.

De combinatie van beide zorgt ervoor dat facturen compliant, interoperabel en klaar voor geautomatiseerde verwerking zijn.

Toegestane en verboden factuurformaten

Volgens de komende regels zal het type factuur dat bedrijven mogen uitreiken aanzienlijk veranderen.

PDF-facturen

Alleen toegestaan tot eind 2025. Vanaf januari 2026 zijn zij niet langer juridisch geldig voor B2B-btw-facturen.

Word of Excel

Alleen toegestaan met goedkeuring van de ontvanger en uitsluitend tot december 2025.

Gestructureerde EN 16931-conforme formaten

Vanaf januari 2026 moeten alle B2B-facturen worden opgesteld en verzonden in een gestructureerd elektronisch formaat dat Peppol BIS volgt.

Conclusie

De hervorming van e-facturatie in België vormt een van de belangrijkste moderniseringen van de financiële en btw-infrastructuur van het land. De overstap naar gestructureerde facturatie, afgedwongen via Peppol BIS en EN 16931, is bedoeld om handmatige inefficiënties te elimineren, btw-toezicht te verbeteren en grensoverschrijdende interoperabiliteit in Europa te ondersteunen. Vroegtijdige voorbereiding is essentieel. Dit omvat het upgraden van boekhoudsystemen, het waarborgen van softwarecompatibiliteit, het trainen van teams en het opzetten van interne processen die gestructureerde facturatie ondersteunen.

Terwijl bedrijven deze overgang maken, ervaren velen dat gespecialiseerde platforms het proces vereenvoudigen. Oplossingen zoals Accqrate helpen organisaties gestructureerde facturatie met vertrouwen te implementeren door de vereiste formaten te ondersteunen, Peppol-connectiviteit mogelijk te maken en compliance-workflows op een eenvoudige en betrouwbare manier te versterken.