Veelgestelde vragen over e-facturatie in België: regels, reikwijdte en wat ondernemingen moeten voorbereiden voor 2026

Updated On : Jan 25th, 2026 | 22 min read

België bereidt zich voor op een van de belangrijkste financiële digitaliseringsveranderingen in zijn geschiedenis. Vanaf januari 2026 zullen de meeste business-to-business transacties gestructureerde elektronische facturen vereisen. Deze stap brengt België in lijn met de bredere Europese visie op realtime digitale rapportering, veilige belastingadministratie en geautomatiseerde financiële processen.

E-facturatie in België gaat veel verder dan het versturen van PDF-bestanden per e-mail. Het omvat het uitwisselen van facturen in een gestructureerd formaat dat rechtstreeks door software kan worden geïnterpreteerd en verwerkt. België vertrouwt op het Peppol-netwerk en de Europese EN16931-norm om te garanderen dat facturen zonder manuele tussenkomst kunnen worden gevalideerd, doorgestuurd en verwerkt.

Om ondernemingen te helpen begrijpen wat deze verandering betekent, leggen de volgende veelgestelde vragen de regels, tijdlijnen en compliancevereisten op een duidelijke en praktische manier uit.

Algemene FAQ`s over e-facturatie in België

Wat is e-facturatie in België?

E-invoicing refers to issuing, sending, receiving and processing invoices in a structured digital format. In Belgium, structured invoices typically follow the European EN16931 standard and are exchanged through Peppol-compatible software. This ensures machine readability and automation throughout the entire invoice lifecycle.

Wanneer wordt e-facturatie verplicht?

E-invoicing is being introduced in phases.

1. B2G: Required for federal public contracts published after 1 March 2024, generally for amounts above €3,000.
2. B2B: Required for almost all Belgian VAT-registered businesses from 1 January 2026.

Wie moet voldoen aan het e-facturatiemandaat?

Any business that is registered for VAT in Belgium and issues invoices to another VAT-registered Belgian business is required to send and receive structured invoices from 2026. Suppliers to government authorities are already required to follow structured invoicing rules.

Waarom voert België verplichte e-facturatie in?

De invoering heeft tot doel btw-fraude te verminderen, compliance te vereenvoudigen, de nauwkeurigheid van gegevens te verbeteren en de snelheid van financiële verwerking te verhogen. Zij ondersteunt tevens de bredere Europese overgang naar digitale rapportering en automatisering.

Welke voordelen kunnen ondernemingen verwachten?

Common advantages include cost reduction, fewer manual errors, faster processing, reduced payment delays, stronger audit trails and lowered environmental impact due to paper-free workflows.

Zijn self-billing-regelingen nog toegestaan?

Yes. Self-billing remains permitted as long as both parties agree and follow the required acceptance procedures. Self-invoices can also be exchanged through the Peppol network.

Reikwijdte, tijdlijn en toepasselijkheid

Is e-facturatie van toepassing op B2C-transacties?

Nee. Het mandaat geldt niet voor particuliere consumenten. Ondernemingen moeten echter wel in staat zijn gestructureerde facturen van hun leveranciers te ontvangen, zelfs wanneer hun klanten particuliere personen zijn.

Welke transacties vallen binnen het toepassingsgebied?

1. B2B: Mandatory structured invoices for Belgian VAT-registered businesses from January 2026.
2. B2G: Mandatory since March 2024 for contracts above the applicable thresholds.
3. B2C: Not mandatory.
4. International transactions: Allowed if both parties agree and both are technically capable of exchanging structured invoices.

Zijn er vrijstellingen?

De volgende partijen zijn vrijgesteld:

1. Bankrupt businesses that are still VAT-liable
2. Entities performing only VAT-exempt activities under Article 44 of the VAT Code
3. Non-resident taxpayers without a permanent establishment in Belgium
4. Flat-rate taxpayers, who remain exempt until the start of 2028

Is er een overgangsperiode?

Yes. Businesses have until January 2026 to adjust their invoicing systems, prepare internal workflows, update ERP configurations and train staff.

Krijgen kmo`s of freelancers ondersteuning?

Yes. Beginning in 2025, the investment allowance for digital tools will be increased to 20%. Small businesses using subscription-based invoicing tools between 2024 and 2027 may also benefit from a 120% deductible for qualifying e-invoicing costs.

Hoe zit het met internationale facturatie?

Cross-border e-invoicing is allowed if both parties agree. Peppol can be used as long as the foreign recipient is connected. Future rules may evolve under the European VAT in the Digital Age initiative.

Technische en formaatvereisten

Which network does Belgium use for e-invoicing?

Belgium uses the Peppol network. For public sector invoices, the Mercurius platform routes and receives structured documents. For business-to-business transactions, invoices are exchanged directly through Peppol-compatible software.

Wat is het vereiste formaat?

Invoices must follow the European EN16931 standard. In practice, most invoices are transmitted in the Peppol BIS format. Businesses may agree on an alternative EN16931-compliant format as long as it can be converted into a compliant invoice.

Welk model gebruikt België?

Belgium uses a four-corner model, where the sender and receiver each use their preferred Access Point to communicate through the Peppol network. This ensures interoperability regardless of software.

How is an e-invoice generated?

Invoices are created within accounting or ERP systems capable of producing EN16931-compliant data. The structured file is then transmitted through a Peppol Access Point. For B2G, the invoice passes through the Mercurius platform before reaching the authority.

Wat is Peppol?

Peppol is a secure, decentralized network designed to support standardised business document exchange across Europe. It ensures that invoices can be read, validated, and processed by any compliant recipient, regardless of the software being used.

Wat is EN16931?

EN16931 definieert het kerngegevensmodel voor elektronische facturen in Europa. Het waarborgt consistentie, interoperabiliteit en wettelijke naleving in alle deelnemende landen.

Worden PDF-facturen nog geaccepteerd?

PDF-facturen blijven aanvaardbaar tot eind 2025.

1. Vanaf januari 2026 worden PDF-facturen alleen niet meer als geldig beschouwd voor B2B-transacties.
2. Voor B2C- en internationale facturatie blijft PDF toegestaan indien de ontvanger akkoord gaat.

Hoe wordt de beveiliging van facturen gegarandeerd?

Het Peppol-netwerk gebruikt gecertificeerde dienstverleners en veilige communicatieprotocollen. Dit vermindert aanzienlijk de risico`s van gewijzigde facturen, fraude of manipulatie.

Moeten internationale transacties ook aan EN16931 voldoen?

Yes, if both parties agree to use structured invoicing. The Peppol network supports cross-border exchange across all participating jurisdictions.

Naleving en wettelijke verplichtingen

Wat zijn de bewaarplicht- en auditvereisten?

Facturen moeten gedurende de volledige bewaartermijn ongewijzigd, leesbaar en toegankelijk blijven. Ondernemingen moeten de factuur en het auditspoor op elk moment kunnen voorleggen op verzoek van de belastingautoriteit.

Can VAT be deducted from non-structured invoices after 2026?

Vanaf 2026 vereisen btw-aftrekken bij B2B-transacties een gestructureerde factuur. B2C-transacties en transacties buiten het toepassingsgebied mogen nog gewone elektronische of papieren facturen gebruiken.

Wat zijn de regels inzake authenticiteit en integriteit?

1. Authenticity of origin means the issuer must always be identifiable.
2. Integrity of content means the invoice data cannot be modified.
3. Legibility means the invoice must remain readable at all times.
4. Een betrouwbaar auditspoor moet elke factuur verbinden met de onderliggende transactie.

Heb ik nog toestemming van de ontvanger nodig om elektronische facturen te verzenden?

1. Tot eind 2025 is toestemming van de ontvanger vereist, tenzij deze al op Peppol geregistreerd is.
2. Vanaf januari 2026 is toestemming niet nodig voor binnenlandse B2B-transacties, aangezien gestructureerde facturatie verplicht wordt.

What are the penalties for non-compliance?

Ondernemingen die geen gestructureerde facturen uitreiken of ontvangen, riskeren aanzienlijke boetes.

1. Eerste overtreding: €1.500
2. Tweede overtreding: €3.000
3. Verdere overtredingen: €5.000
4. Additional penalties may apply for issuing incorrect or late e-invoices.

Implementatie en software

Welke software is vereist?

You need software that supports EN16931 and can connect to the Peppol network. The Belgian government will publish a list of approved tools, including low-cost options, beginning October 2024.

Wat als mijn software niet conform is?

You can check your provider's compliance roadmap, switch to a certified vendor or work with a Peppol Access Point that offers integration services.

Kan ik een papieren factuur meesturen naast een gestructureerde factuur?

Ja, maar alleen de gestructureerde versie wordt juridisch als geldig beschouwd voor fiscale en compliance-doeleinden.

Zullen er bijkomende kosten zijn?

Some businesses may incur expenses for system upgrades, integration or training. These costs are generally outweighed by long-term operational savings.

How can a business implement e-invoicing?

At a minimum, companies should review their invoicing systems, select Peppol-compatible software, integrate their internal processes, establish data validation controls and train staff before January 2026.

Conclusie

Belgium's transition to structured e-invoicing represents an important shift toward a more transparent, secure and efficient financial ecosystem. Businesses that prepare early will be better positioned to comply with the mandate, reduce administrative effort and integrate smoothly with the broader European digital framework. Many organisations are choosing platforms that simplify structured invoicing, validation and Peppol connectivity. Solutions such as Accqrate, which already support automated and compliant e-invoicing workflows, can help companies adapt with confidence while they modernise their financial operations.